面談シートが必要な３つの理由
面談では必ず面談用のシート使うように私はお伝えしています。
私自身は最初途中経過の面談ではシートなどは使う必要はない
と思っておりました。
評価面談などは必ずシートがあるの例外ですが・・・
そもそも途中面談は、上司と部下が期末に向けてどれくらいの進捗が進んでいるのか？
などを確認する場として設けられているのですが・・・
書面やシートがなくても十分成り立つ面談だったからです。
だからこそ厄介なんですが・・・
途中面談は実は上司によってバラバラだったりします。
私も自分が途中面談をしもらった時の経験で・・・
上司によってバラバラでした
上司によって
「この面談は一体なんのなのだろう？めっちゃ無駄じゃない？」
と思った上司もいましたり、
また良い上司の時は
「話を聞いてくれて助かった〜」
などと思った上司もいました。
そう！人によってバラバラなのが途中面談なのです。
ひどい上司に当たると
ただただ説教と自慢話をされてしまうというまさに苦行・・・
だからこそシートを使って欲しいんです
しかしシートを残すのはする側からすると面倒なのです
文字を書く能力に長けている人なら良いですが
感情や状況を文字に残しにくいという場合などもあります
文字にするのはちょっと怖いし面倒だという考え方もわかります
それでもやはり個人面談ではシートを使う方が良い
とお伝えしています。
その理由として
個人面談でシートを使う理由は主に３つあります。
１つ目は相互の意思確認に使うため
２つ目は行動を手助けするため
３つ目は振り返りをするため
それぞれを詳しく解説していきます。
面談シートを使う理由①相互の意思確認のため
相互の意思確認のため
面談では相互の意思の確認が必要です。
次回までに何をどうやっていくのか？
「はい！やってきます」
とお話をしたとしても、果たしてそれが
本当に面談者が思っていることなのかどうかを
確認をしておく必要があります。
その際にぜひ紙に書いてあればお互いの考えに齟齬があった場合
にすぐに気づくことができるからです。
シートに書くことでまずは双方の齟齬が起きる可能性が
ぐっと低くなるからです。
面談シートを使う理由②行動を促すため
２つ目の理由は行動を手助けするためです。
行動を手助けするとなるといろいろな意味がありますが、
ここではまずシートに書くことで
行動を起こすきっかけができる点です。
書くと言う行為は私たちの感覚器官を多く使います。
書くと言う行為は目を使いますので感覚器官であるところの
視覚を使います。
また書いた後に読むことで今度は聴覚を使います。
最後に書くと言う行為は手を使いますので体を使いますので
体感覚器官を使います。
私たちの五感を実はフルに使っているのです。
多くの感覚器官を使うのでただ思うよりも
忘れにくくなるのです。
また同様に私たちは生き物ですから日々物事を忘れてしまいます。
しかしシートに書くという行動で
忘れずに覚えておくことができやすくなります。
またシートに書くことで忘れた時に思い出せたり、
何かの拍子に見たりと
シートに書くことでより行動が起こしやすくなるのです。
面談でシートを使う理由③振り返りをするため
振り返りをする
私たちは日々生活をしています。
生活の中で様々な経験をし、
多くのことを学んで成長しています。
しかし、私たちは自分のことであるからこそ
その成長を気づかないのです。
自分の身長が伸びているのを本人が自覚できない
のと同じ状況です。
それはそれで問題ないような感じも知るのですが・・・
自分の成長を実感することができれば・・・
私たちはより自己肯定感が高まるのです。
面談シートのメリットを３つほど解説しました。ではデメリットはないのでしょうか？
次は面談シートのデメリットを解説していきます。
面談シートのデメリット
ここからは面談シートのデメリットを３つほど解説していきたいと思います。
デメリットを知ることでより効果的な面談シートの使い方を学ぶことができると思います
面談シートのデメリット①記入時間がかかる
面談でシートを使う場合にまず考えられるのが・・・
面談シートを記入する時間がかかる
という点です。
シートですから当然記入する必要があります。
その際にどうしても記入する時間が必要になってきます。
サラサラ〜と書くことができる人もいれば、時間があってもなかなか書くことができない方もいらっしゃいます。
どちらにしても書くという行為に時間が必要であることには変わりません。
面談シートのデメリット②正確に表現するのが難しい
これは実際に多くの面談をするとわかるのですが・・・
後ほど面談シートを記入しようとすると・・・
まあ面倒です。
話した内容を思い出しながら、なるべく正確に相手の情報や気持ちを記入する必要です。
自分の気持ちを書くのも難しいのに・・・
相手の気持ちを書くなんて・・・なんとなく違うような・・・
みたいな感じで相手の情報や気持ちを正確に正しく表現することは思っている以上に難しいと感じます。
慣れていなければかなりニュアンスが違う形で文字になってしまいます。
面談シートのデメリット③シートに集中してしまう
面談中にシートがある場合、ついつい相手を見ることせずにシートばかりを見て話をしてしまう方もいます。
これはとてももったいないです
あくまでもシートは補助の道具であって、面談することが一番重要だからです。
面談とは相手と面と向かって話すということですので、
シートばかりに目を剥けてしまってはとてももったいないと思います。
面談シートでのそれぞれのデメリット対策
ではこれらのデメリットをどのように対策したら良いのでしょうか？
とってもシンプルで効果的な方法があります。
勘の良い方なら気づいているかもしれませんが・・・
記入時間を決める
ということです。もしくは
事前に記入してもらう
または
事後に記入してもらう
という３つのやり方で対策することができます。
面談シートの記入は気づきを深めるためにとても必要ですが、最優先ではありません。
ですので
- 記入時間を決める
- 事前に記入してもらう
- 事後に記入してもらう
この３つの方法を使ってなるべく記入する時間よりも向き合う、話をする時間を確保することを考慮してください。
他にも面談をより効率的にする方法はこちらにも載せております
面談シートのまとめ
個人面談にシート使う理由
１つ目：相互の意思確認
２つ目：行動の手助け
３つ目：振り返りをするため
このようん３つの理由で個人面談ではシートを使うことをお勧めしています。
では実際にどのような面談シートを使ったら良いのでしょうか？
正直面談についてはまだまだ説明が足りていないので
興味がある方はこちらの書籍をご覧ください
