効果的なフィードバックで職場の「気まずさ」を解消するシンプルな方法
さて部下をどのように育成していくのか？
この答えに対しては色々な答えがあると思います
・やる気を引き出す
・PDCAを回す
・フォローアップをする
・コミュニケーションをとる
・フィードバックをする
などなど多くの意見があると思います
その中本日は部下へのフィードバックについての解説になります。
「部下へのフィードバックこそが大事だ！」
と多くの管理職の方は理解していると思います。
頭ではわかっているのです。
フィードバックをすることでPDCAがうまく回り出すし、本人の成長につながると・・・
そう頭ではわかっているのですが・・・
心はフィードバックに関して色々な不安が取り巻いています。
フィードバックをする不安
先ほどから申し上げているように昨今の多くの役職者はフィードバックが大事なことはわかっています
しかしその反面次のような不安があるのも事実です
「もし部下が後ろ向きな反応したらどうしよう」
「やる気のない反応が来たらどうしよう」
「ついつい怒鳴ってしまったらどうしよう」
ということを恐れ多くの方が積極的にフィードバックをしないという調査が出ました。
多くの人が自分の仕事の出来不出来をよくわかっていないと言われているなか
数字がはっきり現れる営業職のような仕事でさえ
仕事の出来不出来はわかりにくくなっています
自分の仕事の出来不出来がよくわかっていないにもかかわらず
上司からああだこうだと言われたら
どう思うでしょうか？
彼らが上司からのフィードバックに後ろ向きな反応をするのも当然ではないのでしょうか？
特にフィードバックを得られるのが年に数回だけならば、なおさらそう思うのではないでしょうか？
「ああ〜また言っているよ」
「１時間の辛抱だから・・・」
「我慢我慢・・・」
など
コンサルティング会社リーダーシップIQ（Leadership IQ）が実施している調査（3万人以上の会社員が参加）では、参加者たちに仕事に関する100以上の質問を行った。その中には
「自分のパフォーマンスが望ましいものであるかどうかを認識しているか？」
という質問もありました。
自分の状態が望ましいレベルにあるかどうかを「常に」認識している
と回答したのは全体のわずか29％だった。
この数字は本来もっと高い状態である必要性があるのではないのでしょうか？
上司の主な役割の一つは、部下育成があります。
その中で必要なことが部下へのフィードバックを提供することです。
しかし上司がフィードバックをするには様々な障害が出てきます。
時間が有り余っていれば出来るのですが、
今現在そんな余裕は多くの上司にはありません。
ついつい優先順位が下がり、フィードバックをする時間を取れないのです
そうなると部下との面談も空虚な感じになり
「時間の無駄じゃないの？」
という考えがもたげてきます。
皮肉なのは、リーダーが従業員の状態についてもっと定期的にフィードバックを与えていれば、より良い効果が生まれるわかっているのにできないのです。
多くの部下は、自分が優れた仕事をしているのかどうかを心から知りたいと思っているにもかかわらずです。
部下たちはフィードバックを十分にもらっていない場合、
自分の出世は難しい
上司から評価されていない
と感じるものなのです。
もう1つの上司の勘違いは、定期的に建設的なフィードバックがあれば、従業員はそれにきちんとそれに対処対応するということです。
たとえば「建設的な批判にはどう対応するか」という質問では、回答者の約39％が、批判された問題につながる全てのステップを詳細に分析するという結果が示されました。
ではどうしたらよいのでしょうか？
効果的なフィードバックをするシンプルな３つの考え方
フィードバックが効果的ににできる方法①頻度を増やす
この問題を解決する上でシンプルな方法は、
フィードバックの頻度を増やすことです。
そう！シンプルにフィードバックの回数を増やすのです。
ちょっと考えてほしいのですが
小学生の子に勉強の習慣をつけさせるのに
１ヶ月に１度３時間話すのと１ヶ月間毎日５分話す
のとではどちらが効果があるでしょうか？
多くの方が毎日５分の方がより効果があると考えられるのではないでしょうか？
子育てと同じように
頻度の高いフィードバックがとても部下の育成では大事なのです。
では従業員に、どれぐらいの頻度でフィードバックをする必要性があるのでしょうか？
これは自分のパフォーマンスについてどれぐらいの頻度でフィードバックを受けたいか聞いてみるといいと思います
年に1回、四半期に1回、月に1回、週に1回、あるいは毎日か、と。
良い従業員は年に1回とは答えないと思います。
年１回などと答えた場合それでは圧倒的に少なすぎます。
同じ理由で、四半期に1回と答える者もほぼいないと思われます。
多くの者が月に1回か週に1回、もっとやる気のあるタイプや毎日と答える場合が多いのです。
しかし現実にはあなたの部下の中には「年に1回」と答える者が1人か2人いるかもしれません
もしくはフィードバックは「いらない」と答える者もいるかもしれません。
しかし残念ながらそのような彼らが優れた従業員になることはないと言わざるをえないと思います。
良い部下たちがどの頻度でフィードバックを望んでいるのかが分かったら、その通りに提供することが重要がとても大事です。
部下たちに希望を聞いたからには、
「そうなるかも？」
と期待しているのです。
この期待を何度も裏切ると・・・
部下からのあなたへの信頼は失墜します。
ですから優れた上司は、このフィードバックの大切さを認識し、時間をなんとかやりくりしています。
面接を行って、部下の強みや弱み、より伸びる可能性のある分野などについて話し合うことで
「あなたのことを見ているよ〜」
ということを示すことができるのです。
多くのフィードバックをすることで、部下は自分のパフォーマンスの是非を知らないまま働かなくて済むのです。
『効果的なフィードバックで職場の「気まずさ」を解消するシンプルな方法』
フィードバックの回数を増やすことです！
今の少なくても２倍の回数にするだけで見違えるような効果が出てきます。
フィードバックに関して言えばまずは質よりも回数を重視して方が良い結果につながるといわれていますよ〜
フィードバックが効果的にできる方法②振り返りを意識する
２つ目の簡単なフィードバックは自分が主体でするのではなく、聞き取りに徹するということです。
上司であるあなたが主体でフィードバックしようとすると・・・
色々と調べないといけませんし、書面でも作ろうものなら多いな時間と手間がかかります。
部下が1人ならいざ知らず10人以上とか抱えている場合、フィードバックする時間や準備だけで多大な時間的コストなどがかかってしまいます。
ですので上司が主体でフィードバックをするのでなく、振り返りを中心としたフィードバックの方が効果性も時間の節約にもなるのです。
具体的には
「今回こういう結果だけど、自分自身はどう思いますか？」
「今後より成果を上げるためにどうした良いと思いますか？」
「もし時間が戻すことができたなら次はどのような戦略を考えますか？」
などこちらから質問することで相手の考えを促す方が結果うまくいきまし、負担の軽減にもなります。
そもそもフィードバックというのを上司の意見をいうことと捉えるとここは大きなミスになってします。
フィードバックは2人で振り返ることであるという認識を持つことが大事です。
誰も上司の意見など求めていないのです。（新人さんは別ですが・・・）
フィードバックが効果的にできる方法③記録する
効果的なフィードバックには記録することが大切です。
もう少し別の言い方をするt「視覚化」するということです。
理由は簡単で、どんなに素晴らしいフィードバックでも忘れてしまっては意味がありません。
しかし私たちは残念ながら忘れる生き物なのです。
１週間前の記憶すら覚えているのは１０パーセント以下だと言われてるくらい記憶力は曖昧です。
ですので自分で気づくにしろ、上司に気付かされたにしろ素晴らしいフィードバックでも忘れてしまってはもったいないのです。
しかし私の感覚ですがフィードバックをメモっている人は多分１０パーセントいないんじゃないかな？
と思うくらい少ないですので、メモでも構いませんので記録に残すことを意識してみてください。
効果的なフィードバックのまとめ
効果的なフィードバックが大切なのは多くの方が理解している
しかし実際には行われている割合は少ない。
理由としては、上司の期待する反応がされる可能性が低いことや時間的なコストなどを考えると積極的にしようとならない
対策としては３つ。
①短時間のフィードバックにして頻度を増やす
②部下主体のフィードバックにする
③記録に残す
以上の３つを意識するだけでグッとフィードバックが楽になると思います。
なんども言いますが・・・上司の意見を聞きたいという方は稀ですから（笑）
では再度一度上司と部下立場によって「面談」の意味が変わってきますので、面談をする上で大切なことを再度確認してみてください
