上手に相手の申し出を断る5つの方法


断る方法を持っていますか?

ビジネスの現場では諸条件が折り合わず、どうしても断る必要がある場合に遭遇します。

自分はなんとかしたいけどどうしようもない場面などにも遭遇します。

本来は商談とは様々な要素が組み合わされて成立します。

自社の問題や相手の会社の問題だけでなく競合の会社の提案など様々な要素の組み合わせですからどうしてもこちらの条件と折り合わない場合もあります。

ですからこちらから

申し訳ございませんがその条件では・・・

と断る必要がある場合が出てきます。

ではこちらから断りをする際にはどのような断り方がいるのでしょうか?

申し訳ございません

の一言で終わって良いのでしょうか?

それではせっかく一緒に仕事ができるかもと思っていたにもかかわらず、ダメでしたならご縁が切れてしまいます。

一度紡いだご縁を失うのは勿体なさすぎます。

特に交渉がまとまらなかった時こその終わり際子を相手に大きな印象を植え付けます。

途中まで良い感じだったのに最後がダメダメだった場合に相手に悪い印象を持たれても縁が潰えてしまいます。

ですからどのように相手に良い印象を持ってもらったまま断れるのかが重要になってきます。

今日はその方法を4つ紹介します

上手な断り方4つのパターン

それでは、ご縁を次につなげる上手な断り方を具体的に5つのパターンに分けてお伝えします

あなたがどうしても断らないといけない状況になった時にこのどれかがヒントになるかもしれません

①相手に感謝を伝える

交渉では伝える内容よりその場の気持ちが大事になります。

こちらの良い感情例えば、相手の人柄に感謝したり、商品を褒めたり、サービスの素晴らしさを真摯に相手に伝えることです。

真摯な感謝の気持ちを伝えられて嬉しくない人はいません。

まずは真摯に交渉の相手をしてくれたことに感謝しましょう。

断りながらも相手への気遣いの言葉を忘れないようにしましょう

例えばこんな感じです。

「今回は、大変長い時間を取っていただき、本当にありがとうございました。○○さんとお話しすることで私も大変勉強になりました。貴社のサービスはとても魅力的ですばらしかったのですが、残念ながら力不足で今回の契約は難しいという結論になってしまいました。これ以上ご説明のお時間を取っていただいても、かえって貴社にご迷惑をかけてしまう結果になってしまいますので、また次の機会にお話をいただけるよう私どもも努力して力をつけておきます」

②全部を受け入れることはできないが、この部分は受け入れることができた

商談行っていてを、相手の提案や条件のすべてが気に入らないということはまずないはずです。もしそうでしたなら初めから商談のテーブルにつくことはないのですから。ですから、相手の提案を分断したうえで、受け入れられた部分を強調し、受け入れられなかったのは一部だけだったということを理解してもらうといいでしょう。

「貴社のサービスには本当に驚きました。○○な点は申し分なかったのですが、時間がかかる点がネックになってしまいました」「予算とサービスは期待どおりだったのですが、うちは従業員数が少なく専門の人員を配置できなかった」などという断り方でもいいでしょう。

③タイミングが合わなかった

この方法はどちらが悪いというものではなく、今というタイミングでは交渉を成立させることはできなくても、将来的には同じような交渉や商談が成立する余地があることを伝える方法です。

「最近人が辞めているので、今人材の余裕がないのですが、今後は検討できる機会があるかもしれませんが今は厳しい状況ですので残念です」というような説明して断ります。

「交渉を成立させることはできない」と断っているのですが、「今」は難しいと言っていることでまだあなたのことは好きだからまた後で会いたいと伝えて、ご縁をつないでいるのです。

「今、即答を求められるとノーとしかお答えできませんが、今後社内の条件が整ったときには、改めて私のほうからご連絡差し上げてもよろしいでしょうか」という言い方でもいいでしょう。

④社内ルールのせいにする

これは役職者には少し使いにくい方法になりますが・・・

社内のルールでどうすることもできないと伝えることでこちらとしてはなんとかしたかったと相手に伝えることでご縁を繋いでいくという方法です。

「私はなんとか○○さんに発注をしようと思っていたのですが、当社は社内ルールでこのようなパターンを認めていないのです。私もおかしいと思うのですが、稟議を通すことができないことをご了承ください」といった話し方です。

私たちは自分が断るつもりがなくても、自分が断られる場面もあるでしょう。

これまで時間を重ね、相手の思いを誠心誠意叶えようと頑張っていたのに断れる場合もあるでしょう

正直そうなると驚きやショックを受けることもあるでしょうし、場合によっては「ここまでやったのに!」相手に対して怒りの感情がわいてくることもあるかもしれません。

しかし、ここで怒りに任せても良いことは何もありません

ここで「あいつは自分のことをわかってくれなかった」と突き放してしまうと話はそこで終わってしまいます。

ビジネスは長期的な視点も必要です。

長期的な利益を優先するためにはいつでも相手を肯定し、褒めることが大切です。

断られた時でもこれまで交渉の時間を共有してくれたことに感謝を示し、次に再会したときにはお互いに握手で終わりたいと伝えても、何も損をすることはなく、むしろ次の機会の可能性が高まるだけなのです。

相手に断られて交渉が決裂したときは、なぜ合意できなかったのかという理由を分析することがとても大切です。今回断られた理由を解消して次回の交渉に臨めば、次は交渉が成立する可能性がずっと高まるからです。

交渉相手も断るときには当たり障りのないことばかりを言い、断る本当の理由を明かそうとしないものです。そんなときにもできれば「今後の反省材料にしますので、本当の理由をお聞かせください」と尋ねてみましょう。断られただけでもつらいのに、さらにその理由を聞き出すというのはみじめ過ぎると感じるかもしれませんが、これがあなたの長期的な利益につながります。

ABOUTこの記事をかいた人

運営者:高木鉄平 1978年生まれ。26歳から事業を起こし累計で30億円以上売り上げた実績を持っている。 2010年よりコーチングやカウンセリングを主体とした人材育成を各種企業団体で行っている。育成人数は述べ5000人以上!詳しいプロフィール「高木鉄平」をクリック